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Délai de conservation des documents

Les obligations employeur

L’employeur est tenu légalement de conserver, pendant un délai minimum, certains documents pour faire face à d’éventuels contrôles de l’inspection du travail, de l’administration fiscale ou de l’Urssaf, ou à d’éventuelles actions en justice de la part des salariés.

Pour les documents dont la conservation n’est pas imposée par les textes, il est conseillé de les conserver au moins jusqu’à l’expiration du délai de prescription applicable.

La prescription civile de droit commun 

La prescription civile de droit commun est de 5 ans depuis la loi du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription en matière civile. Toutefois, sauf exceptions, la prescription en droit du travail est de 2 ans pour les actions portant sur l’exécution du contrat de travail et de 12 mois pour toute action portant sur la rupture du contrat de travail.

TEXTES DE RÉFÉRENCE :
Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017
Loi n° 2013-504 du 14 juin 2013
Loi n° 2008-561 du 17 juin 2008

Documents à conserver pour d’éventuels contrôles de l’inspection du travail

Dans cette catégorie de documents figurent notamment les registres dont la tenue est obligatoire et qui doivent pouvoir être présentés à tout moment aux agents chargés de veiller au respect du Code du travail et du Code de la sécurité sociale.

L’employeur doit conserver :

– Pendant 5 ans :

  • Les documents concernant les observations et mises en demeure de l’inspection du travail ainsi que ceux concernant les vérifications et contrôles en matière de santé et de sécurité au travail et, en tout état de cause, ceux des 2 derniers contrôles ou vérifications (art. D. 4711-3 CT).
  • Les mentions portées sur le registre unique du personnel pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement (art. R. 1221-26 CT).

– Pendant 3 ans :

  • les documents permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail accomplis par les salariés concernés par les conventions de forfait (art. D. 3171-16, 3° CT).

– Pendant 1 an :

  • Les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié (art. D. 3171-16, 1° CT), y compris dans le cas d’horaires individualisés.
  • Le document récapitulant le nombre d’heures d’astreinte accompli chaque mois par le salarié ainsi que la compensation correspondante (art. D. 3171-16, 2° CT).

Documents à conserver pour d’éventuels contrôles de l’administration fiscale

L’employeur doit conserver pendant 6 ans, mais de préférence plus longtemps, tous livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête ou de contrôle de l’administration. Ce délai de 6 ans court à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis (art. L. 102 B, Livre des Procédures Fiscales, CGI). Sont concernés les déclarations TVA et impôts sur les BIC, ainsi que les livres obligatoires (livre-journal, grand livre…). 

Documents à conserver pour d’éventuels contrôles de l’Urssaf

Le contrôle de l’Urssaf permet de vérifier la bonne application des législations de Sécurité sociale et d’assurance chômage, de s’assurer de l’exactitude des déclarations et porte sur les cotisations et contributions non prescrites.
Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par 3 ans à compter de la fin de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues (art. L. 244-3 CSS). Il est donc conseillé de conserver les documents au minimum pendant 4 ans.
A noter que, en matière de travail illégal, le contrôle de l’Urssaf peut s’exercer pendant 5 ans (art. L. 244-11 CSS).

Les agents de contrôle peuvent demander la production de plusieurs documents :
– les documents de fonctionnement habituel de l’entreprise (tableau et bordereau récapitulatif de cotisation, DADS, justificatifs des réductions ou des exonérations de cotisations sociales, DPAE…) ;
– les documents comptables (bilans et comptes d’exploitation, livres de comptabilité générale…) ; – les documents bancaires (talons de chèques, relevés bancaires…) ;
– les documents fiscaux (doubles des déclarations fiscales…).

Documents à conserver pour d’éventuelles actions en justice

L’employeur doit également conserver certains documents pour faire face, le cas échéant, aux réclamations ou actions, tant civiles que publiques, émanant de salariés ou d’anciens salariés, des entreprises utilisatrices, ou encore de l’administration.

Les délais de conservation des documents correspondent aux différents régimes de prescription, aussi bien civile que pénale.

La prescription civile de droit commun est de 5 ans (art. 2224 C. civ).

Toutefois, en matière de droit du travail, sauf exceptions, la prescription de droit commun est de :
– 2 ans pour les actions portant sur l’exécution du contrat de travail ;
– 12 mois pour les actions portant sur la rupture du contrat de travail (art. L. 1471-1 CT)

S’agissant de la prescription pénale, il y a lieu de distinguer selon que l’infraction commise a la nature d’une contravention ou d’un délit. En effet, la prescription de l’action publique est d’un an révolu pour les contraventions et de 6 ans révolus pour les délits (art. 9 et 8 C. proc. pén.).

L’employeur doit conserver : 

– Pendant 6 ans :

  • Il est donc recommandé de conserver pendant 6 ans les divers documents relatifs à la représentation du personnel (procès-verbaux des élections et des réunions…).
    Le délit d’entrave constitutif du fait de porter ou de tenter de porter atteinte à la libre désignation des représentants du personnel (IRP et DS) ou à l’exercice régulier de leurs fonctions se prescrit par 6 ans (art. 8 C. proc. Pén).

– Pendant 5 ans :

  • Les documents relatifs à l’épargne salariale.

– Pendant 3 ans :

  • L’action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par 3 ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer.
    La demande peut porter sur les sommes dues au titre des 3 dernières années à compter de ce jour ou, lorsque le contrat de travail est rompu, sur les sommes dues au titre des 3 années précédant la rupture du contrat (art. L. 3245-1 CT).
    Par salaires, il faut entendre toutes les sommes qui, ayant leur cause dans la prestation de travail, ont la nature juridique d’une rémunération. Il s’agit notamment des primes, des accessoires de salaires, des indemnités de congés payés, de l’indemnité de préavis, de l’indemnité de fin de mission.

– Pendant 2 ans :

  • Compte tenu de la prescription de 2 ans en matière d’exécution du contrat de travail (art. L. 1471-1 CT), il est recommandé de conserver au moins pendant 2 ans tous les documents liés à l’exécution du contrat de travail (dossier disciplinaire, entretiens d’évaluation, relevé d’heures, autorisations d’absence et justificatifs…).

– Pendant 1 an :

  • Compte tenu de la prescription de 12 mois en matière de rupture du contrat de travail (art. L. 1471-1 CT), il est recommandé de conserver au moins pendant 1 an :
    • le double du certificat de travail remis au salarié ;
    • les documents relatifs aux indemnités légales ou conventionnelles de licenciement, aux dommages intérêts pour rupture abusive qui n’ont pas la nature d’un élément de rémunération…

Principaux documents à conserver par les entreprises

Documents relatifs aux dossiers de candidatures (1) :

 Documents

Délai de conservation

CV

Possibilité de conserver 2 ans maximum à compter du dernier contact avec le candidat (Délibération n° 02-217 du 21 mars 2002)

Copie de la carte d’identité

Copie du titre autorisant un étranger à travailler en France

Copie des diplômes, formations, titres professionnels…

Numéro de Sécurité sociale (copie de la carte vitale)

Possibilité de le conserver 1 an maximum

(1) Il n’y a aucune obligation prévue par les textes de conserver les documents fournis par les candidats dans le cadre d’un processus de recrutement. Au contraire, et sauf dérogation, dès lors qu’il n’y a pas eu d’embauche suite à la procédure de recrutement, les entreprises sont tenues de supprimer toutes les données personnelles collectées. Les délais indiqués sont donc des durées de conservation maximum. Il est nécessaire de purger régulièrement vos fichiers et/ou dossiers de candidatures papier, et a minima de supprimer les données collectées à l’issue des délais indiqués.

Documents relatifs à la conclusion et à l’exécution du contrat de travail :

Documents

Délai de conservation

Documents relatifs au respect par l’entreprise de ses obligations au titre du travail dissimulé : DPAE, attestation sur l’honneur… (art. L. 8221-5 CT)

Il est conseillé de conserver ces documents pendant une durée de 6 ans car le délit de travail dissimulé se prescrit par 6 ans (art. 8 C. proc. pén.)

Accusé de réception de la DPAE

Jusqu’à l’accomplissement de la DADS (art. R. 1221-8 CT)

Contrat de travail des salariés

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 5 ans

Contrat de professionnalisation

Titre autorisant un étranger à travailler en France

Il est conseillé de conserver ces documents pendant une durée de 6 ans car le délit de travail illégal se prescrit par 6 ans (art. 8 C. proc. pén.)

Documents relatifs aux heures de travail effectuées par chaque salarié (art. L. 3171-3 CT)

1 an (art. D. 3171-16 1° CT)

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans.

Suivi des périodes d’astreintes

1 an (art. D. 3171-16 2° CT)

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans.

Documents relatifs aux heures de travail effectuées par chaque salarié concerné par une convention de forfait

3 ans (art. D. 3171-16 3° CT)

Document de suivi des repos compensateurs annexé au bulletin de paie (art. D. 3171-11 CT)

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans.

Registre des repos hebdomadaires particuliers du personnel (art. R. 3172-2 CT)

Document mensuel établi pour chaque salarié et annexé au bulletin de paie lorsque les salariés ne sont pas occupés selon le même horaire collectif de travail affiché (art. D. 3171-12 CT)

Total des heures de travail effectuées depuis le début de la période de référence en cas d’aménagement du temps de travail sur un document annexé au bulletin de paie (art. D. 3171-13 CT)

Documents relatifs à l’organisation de l’entreprise :

Documents

Délai de conservation

Registre unique du personnel (art. L. 1221-13 CT)

Les mentions portées sur ce registre doivent être conservées pendant au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise (art. R. 1221-26 CT)

Règlement intérieur (art. L. 1311-2 CT)

Il est conseillé de conserver ce document pendant la durée de vie de l’établissement.

Formation professionnelle (déclaration, attestation de versement des cotisations)

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 6 ans au titre de la prescription en matière fiscale (art. L. 102 B LPF CGI)

Justificatifs d’affiliation et de paiement des cotisations aux caisses retraites complémentaires.

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 5 ans.

Documents relatifs à l’hygiène, la santé et la sécurité des salariés :

Documents

Délai de conservation

Observations et mises en demeure de l’inspection du travail en matière de santé et de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques (art. L. 4711-2 CT)

5 ans (art. D. 4711-3 CT et art. D. 4711-3 al. 2 CT)

Registre unique de sécurité (art. L. 4711-5 CT)  

Registre des AT bénins (art. L. 441-4 CSS)

Copie des déclarations d’AT faites à la CPAM (art. L. 441-2 CSS)

Attestation de suivi médical (art. R. 4624-14 CT) et avis d’aptitude ou d’inaptitude (art. R. 4624-25 CT)

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans.

Copie des arrêts de travail

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 3 ans.

Documents relatifs aux représentants du personnel :

Documents

Délai de conservation

Registre spécial des avis des représentants du personnel au CSE (art. D. 4132-1 CT)

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 6 ans au titre de la prescription en matière de délit d’entrave (art. L. 2316-1 CT et art. L. 2317-1 CT et art. 8 C. proc. pén.)

Procès-verbaux des élections et des réunions des représentants du personnel

Rapports établis par les représentants du personnel

Documents relatifs à la paie et à la comptabilité :

Documents

Délai de conservation

Doubles des bulletins de paie

5 ans (art. L. 3243-4 CT et art. L. 243-12 CSS)

Documents relatifs au paiement des cotisations de sécurité sociale

3 ans (art. L. 244-3 CSS)
Le délai est porté à 5 ans en cas de contestation d’infraction de travail illégal par PV (art. L. 244-11 CSS).

Relevés de banque

5 ans (art. L. 110-4 C. com.)

Talons de chèques

Déclaration TVA et impôts sur BIC

6 ans (art. L. 102 B LPF CGI)

Documents comptables (factures clients et/ou fournisseurs)

10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (art. L. 123-22 al. 2 C. com.)

Livre comptable

10 ans à compter de la clôture du livre (art. L. 123-22 al. 2 C. com.)

Documents relatifs à la rupture du contrat de travail :

Documents

Délai de conservation

Lettres de convocation à l’entretien préalable et de licenciement

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 1 an à compter du départ du salarié.

Indemnités légales ou conventionnelles de licenciement

Dommages et intérêts pour rupture abusive

Transaction

Certificat de travail (art. L. 1234-19 CT)

Documents relatifs à la négociation : 

Documents

Délai de conservation

Accords d’intéressement ou de participation (art. L. 3312-1 et s. CTart. L. 3322-1 et s. CT)

Il est conseillé de conserver ces documents pendant 5 ans.

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